|
XÃ LONG XUYÊN
|
QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ CỦA UBND XÃ (QT- 04) |
|
1 |
Mục đích |
||||||
|
|
Quy định chi tiết trình tự thủ tục việc tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND chủ trì nhằm thực hiện sự chỉ đạo, điều hành, triển khai các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật; Đồng thời, nâng cao chất lượng, giảm bớt số lượng các cuộc họp; góp phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công tác cải cách hành chính |
||||||
|
2 |
Phạm vi |
||||||
|
|
Áp dụng tại các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND chủ trì có trong lịch công tác tuần của xã hoặc các cuộc họp, hội nghị phát sinh. Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, lao động của xã. |
||||||
|
3 |
Nội dung quy trình giải quyết công việc |
||||||
|
3.1 |
Căn cứ pháp lý |
||||||
|
|
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 - Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. |
||||||
|
3.2 |
Các tài liệu phục vụ giải quyết công việc |
Bản chính |
Bản sao |
||||
|
|
Giấy mời họp Tài liệu tham dự cuộc họp |
x |
|
||||
|
3.3 |
Số lượng |
||||||
|
|
01 bộ so với đầu mục các thành phần hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán |
||||||
|
3.4 |
Thời gian xử lý công việc |
||||||
|
|
Theo quy định tổ chức các cuộc họp tại UBND |
||||||
|
3.5 |
Quy trình xử lý công việc |
||||||
|
TT |
Trình tự thực hiện |
Đơn vị chủ trì |
Đơn vị phối hợp |
Thời gian |
Kết quả |
||
|
I. Chuẩn bị trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
|||||||
|
B1 |
Chuẩn bị tài liệu (nếu có) và gửi mail tài liệu họp cho VPUBND |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị
|
VPUBND |
Chậm nhất 1 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra (Trường hợp đặc biệt chậm nhất ½ ngày) |
Tài liệu họp |
||
|
B2 |
Gửi email, zalo“Tài liệu các cuộc họp” về các bộ phận, cá nhân có liên quan |
VPUBND
|
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Ngay sau khi nhận được mail (Trường hợp đặc biệt chậm nhất sau 2 giờ kể từ khi nhận được mail) |
Tài liệu họp |
||
|
B3 |
Chuẩn bị giấy mời hoặc nhắn tin tự động |
VPUBND
|
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Chậm nhất 1 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
Giấy mời, tin nhắn tự động |
||
|
B4 |
Chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất (địa điểm, điện, nước, âm thanh, loa đài...) |
Tạp vụ, kỹ thuật Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
VP UBND
|
Chậm nhất sau 1/2 ngày trước khi diễn ra cuộc họp, hội nghị |
Địa điểm, điện, nước |
||
|
B5 |
Chuẩn bị nội dung market hội nghị (nếu có) gửi bộ phận VHTT |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Công chức VH – XH phụ trách VH-TT |
Chậm nhất 2 ngày trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
Nội dung market hội nghị |
||
|
B6 |
Treo hoặc trình chiếu market cuộc họp, hội nghị |
Công chức VH – XH phụ trách VH-TT |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Chậm nhất 2 giờ trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
Market cuộc họp, hội nghị |
||
|
B7 |
Bố trí chi kinh phí, phát tài liệu (nếu có), tiếp nước, phục vụ loa đài |
Các bộ phận, cá nhân được phân công |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị
|
15-30 phút trước khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
Danh sách chi kinh phí, tài liệu cấp phát… |
||
|
II/ Khi cuộc họp, hội nghị diễn ra |
|||||||
|
B1 |
Tổ chức bám sát nội dung họp qua các tài liệu hoặc trình chiếu tại cuộc họp (nếu có) |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Cán bộ phụ trách CNTT xã |
Tại cuộc họp |
|
||
|
B2 |
Thư ký và ghi biên bản cuộc họp, hội nghị |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị hoặc cán bộ được phân công |
|
Tại cuộc họp |
|
||
|
B3 |
Dự thảo văn bản kết luận (nếu chủ trì yêu cầu) và trình lãnh đạo ký duyệt |
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị hoặc cán bộ được phân công |
|
Trong vòng 3 ngày kể từ ngày cuộc họp, hội nghị diễn ra |
|
||
|
B4 |
Lãnh đạo xem xét, ký duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung |
CT, PCT UBND |
Cán bộ được phân công |
½ ngày kể từ khi nhận được văn bản |
|
||
|
B5 |
Chỉnh sửa văn bản kết luận theo ý kiến của CT, PCT UBND (nếu có) |
Cán bộ được phân công theo dõi, phụ trách |
Lãnh đạo UBND |
½ ngày kể từ khi nhận được ý kiến chỉ đạo |
|
||
|
B6 |
Trình ký, tổ chức phân phối, phát hành văn bản kết luận |
VP UBND
|
Bộ phận, cá nhân tham mưu tổ chức cuộc họp, hội nghị |
Ngay sau khi lãnh đạo xã ký duyệt |
|
||
|
B7 |
Theo dõi thực hiện văn bản kết luận |
VP UBND
|
CBCC được phân công theo dõi, phụ trách |
Thường xuyên |
|
||
|
4 |
Biểu mẫu/tài liệu |
||||||
|
- |
Biên bản cuộc họp |
||||||
|
- |
Thông báo kết luận (nếu có) |
||||||
