|
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LONG XUYÊN |
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND XÃ (QT - 05) |
|
1 |
Mục đích |
||||||
|
|
Hướng dẫn, quy định trình tự, thủ tục và phân công trách nhiệm trong quản lý công tác Văn thư (văn bản đến; văn bản đi; con dấu; các giấy tờ giao dịch như giấy giới thiệu, giấy mời họp, giấy công tác...) |
||||||
|
2 |
Phạm vi |
||||||
|
|
Đối với tất cả các bộ phận, cá nhân của UBND xã. Cán bộ Văn thư (Văn phòng UBND) là đầu mối tổ chức thực hiện quy trình này. |
||||||
|
3 |
Nội dung quy trình giải quyết công việc |
||||||
|
3.1 |
Căn cứ pháp lý |
||||||
|
|
Luật lưu trữ năm 2011. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về quản lý công tác văn thư. Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 |
||||||
|
3.2 |
Các tài liệu phục vụ giải quyết công việc |
Bản chính |
Bản sao |
||||
|
|
Văn bản đến – Văn bản đi |
x |
|
||||
|
3.3 |
Số lượng |
||||||
|
|
Theo số lượng văn bản đi – đến |
||||||
|
3.4 |
Thời gian xử lý công việc |
||||||
|
|
Ngay khi tiếp nhận văn bản |
||||||
|
3.5 |
Quy trình xử lý công việc |
||||||
|
TT |
Trình tự thực hiện |
Đơn vị chủ trì |
Đơn vị phối hợp |
Thời gian |
Kết quả |
||
|
I. Quản lý văn bản đến |
|||||||
|
B1 |
Tiếp nhận văn bản: Văn thư là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản đến. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ đường bưu điện, gửi trực tiếp hoặc gửi qua fax, qua thư điện tử; Đóng dấu “văn bản đến”, ghi số và ngày văn bản đến vào sổ theo dõi sau đó trình lãnh đạo UBND phân công và chỉ đạo xử lý. |
Văn thư UBND |
Đơn vị giao nhận văn bản đến |
Khi có văn bản đến |
Văn bản đến |
||
|
B2 |
Phân công và chỉ đạo xử lý công việc: Lãnh đạo UBND có trách nhiệm phân công kèm thời hạn xử lý văn bản đến hàng ngày (có thể ghi kèm các lưu ý khi cần thiết để có thể trao đổi cùng giải quyết nếu có vướng mắc). Trường hợp có phối hợp xử lý giữa các bộ phận với nhau thì ghi rõ bộ phận chịu trách nhiệm chính và bộ phận phối hợp |
Lãnh đạo UBND |
Đơn vị giao xử lý |
Ngay sau tiếp nhận văn bản trình từ văn thư |
|
||
|
B3 |
Phát hành văn bản: Văn thư gửi văn bản đến cho bộ phận hoặc cá nhân dựa trên sự phê duyệt của Lãnh đạo UBND, ký nhận đầy đủ cột mục 8 của sổ theo dõi văn bản đến |
Văn thư
|
Bộ phận, cá nhân được giao xử lý |
Ngay sau khi lãnh đạo phân công |
Sổ quản lý văn bản đến (BM-CV-05-01) |
||
|
B4 |
Xử lý văn bản và lưu hồ sơ: Bộ phận, cá nhân được phân công xử lý văn bản chịu trách nhiệm thực hiện xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND và lưu giữ hồ sơ |
Bộ phận, cá nhân được giao xử lý |
|
Theo phân công của lãnh đạo UBND |
|
||
|
II/ Quy trình xử lý văn bản đi: |
|||||||
|
B1 |
Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo UBND, báo cáo định kỳ hoặc thực hiện nội dung văn bản đến: các cán bộ, công chức tham mưu thực hiện việc soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo UBND hoặc xuất phát từ yêu cầu công việc mình phụ trách để xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc, hoặc trên cơ sở yêu cầu của văn bản đến, xây dựng văn bản trả lời, phúc đáp, báo cáo. |
Các cán bộ, công chức |
Lãnh đạo UBND
|
Theo nhiệm vụ hoặc yêu cầu |
Văn bản tham mưu |
||
|
B2 |
Soát xét nội dung và ký chịu trách nhiệm: CBCC sau hoàn thiện tham mưu văn bản, kiểm tra lại chặt chẽ về nội dung và thể thức trình bày văn bản, in và ký chịu trách nhiệm tại điểm kết thúc phần nội dung văn bản. |
Các cán bộ, công chức |
|
Ngay sau hoàn thành văn bản tham mưu |
|
||
|
B3 |
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Khi văn bản của các CBCC soạn thảo xong được chuyển cho Văn thư kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo UBND ký duyệt và ban hành. |
Các cán bộ, công chức
Văn thư |
Lãnh đạo UBND |
Trước khi trình lãnh đạo UBND ký duyệt |
|
||
|
B4 |
Phê duyệt và ký ban hành văn bản: Lãnh đạo UBND xem xét nội dung, thể thức văn bản, sửa chữa (nếu cần) và ký duyệt văn bản |
Lãnh đạo UBND |
Các cán bộ, công chức Văn thư |
Sau tiếp nhận và xem xét văn bản |
|
||
|
B5 |
Cho số công văn và đóng dấu: Văn thư cho số của văn bản đi, ghi ngày, tháng; nhân bản và đóng dấu; cập nhật Sổ theo dõi văn bản đi, làm thủ tục phát hành. |
Văn thư |
|
Ngay sau khi tiếp nhận văn bản phê duyệt |
|
||
|
B6 |
Gửi văn bản đi: Văn thư căn cứ nơi nhận của văn bản để thực hiện việc gửi, chuyển văn bản cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. |
Văn thư
|
Đơn vị chuyển giao thư |
Sổ quản lý văn bản đi (BM-CV-05-02) |
|||
|
4 |
Biểu mẫu/tài liệu |
||||||
|
- |
Sổ quản lý văn bản đến (BM-CV-05-01) |
||||||
|
- |
Sổ quản lý văn bản đi (BM-CV-05-02) |
||||||
