|
XÃ LONG XUYÊN
|
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, THỤ LÝ VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ GIAỈ QUYẾT TTHC (QT-06)
|
|
1 |
Mục đích |
||||||
|
|
Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính tại UBND xã đảm bảo nhanh chóng, chính xác và kịp thời |
||||||
|
2 |
Phạm vi |
||||||
|
|
Quy trình này áp dụng đối với Bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính và các Bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã |
||||||
|
3 |
Nội dung quy trình giải quyết công việc |
||||||
|
3.1 |
Căn cứ pháp lý |
||||||
|
|
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính |
||||||
|
3.2 |
Các tài liệu phục vụ giải quyết công việc |
Bản chính |
Bản sao |
||||
|
|
Hồ sơ tiếp nhận của tổ chức/công dân
|
Theo quy định từng thủ tục hành chính |
|||||
|
|
Kết quả giải quyết TTHC (công văn, quyết định, văn bản trả lời) |
x |
|
||||
|
3.3 |
Số lượng |
||||||
|
|
01 bộ |
||||||
|
3.4 |
Thời gian xử lý công việc |
||||||
|
|
Theo quy định của từng thủ tục hành chính |
||||||
|
3.5 |
Quy trình xử lý công việc |
||||||
|
TT |
Trình tự thực hiện |
Đơn vị chủ trì |
Đơn vị phối hợp |
Thời gian |
Kết quả |
||
|
B1 |
Tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ hành chính theo danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của UBND xã. - Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ cán bộ tiếp nhận hồ sơ có phải mặc đồng phục, đeo thẻ công chức theo quy định. Cán bộ một cửa UBND xã chịu trách nhiệm đảm bảo các hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính một cửa được công bố công khai và có sẵn tại các khu vực quy định và yêu cầu cán bộ chuyên môn cập nhật và thay thế ngay các hướng dẫn khi có sự thay đổi. Cán bộ của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm hiểu rõ các yêu cầu của công dân, giải thích, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và đầy đủ về các thủ tục theo yêu cầu của công dân. Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật |
Bộ phận TN&TKQ
|
|
+ Sáng từ: 8h00 - 11h00 + Chiều từ: 13h30 - 16h30.
|
Mẫu số 01 - Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
Mẫu số 02 -Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
Mẫu số 03 - Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Mẫu số 05- Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Mẫu số 06 -Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
|
||
|
B2 |
Kiểm tra hồ sơ Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ trong hồ sơ yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính theo phụ lục 1 của quy trình này. Khi phát hiện hồ sơ chưa đủ, chưa phù hợp phải thông báo rõ ràng, đầy đủ, chính xác cho tổ chức, công dân về các hồ sơ còn thiếu, hồ sơ không phù hợp. Trường hợp tổ chức, công dân phải nộp hồ sơ tới lần thứ 2 thì mọi chỉ dẫn của cán bộ tiếp nhận phải lập thành phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (mẫu 02). Khi hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính tiếp nhận ngay hồ sơ, cập nhật sổ theo dõi hồ sơ (mẫu 06) và viết phiếu nhận và hẹn trả kết quả cho tổ chức, cá nhân (mẫu 01). Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực công dân có yêu cầu chứng thực chữ ký thì phải có mặt tại UBND để ký vào văn bản trước sự chứng kiến của cán bộ chứng thực |
Bộ phận TN&TKQ
|
Văn phòng UBND |
Theo từng trường hợp |
Mẫu số 02 -Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
|
||
|
B3 |
Chuyển hồ sơ cho các Bộ phận chuyên môn Thời gian giao nhận hồ sơ: 16 giờ 30 hàng ngày. Địa điểm giao nhận hồ sơ: tại Bộ phận TN&TKQ. Thủ tục giao nhận hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm bàn giao trong ngày toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận của tổ chức, công dân cho cán bộ chuyên môn. Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm ký phiếu giao hồ sơ |
Bộ phận TN&TKQ |
Đơn vị được giao chủ trì |
02 ngày làm việc |
Mẫu số 05- Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
||
|
B4 |
Thực hiện các thủ tục hành chính Các Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm thực hịên các thủ tục hành chính theo đúng các quy định của pháp luật và các quy định giải quyết hồ sơ của UBND xã. Tuân thủ đúng các quy trình ISO UBND xã đã phê duyệt và công bố. Thiết lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (mẫu 04) theo dõi chặt chẽ các bước công việc. Trong thời hạn giải quyết hồ sơ, cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thẩm tra các điều kiện, xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ. Nếu trường hợp phải bổ sung thì liên lạc với tổ chức và công dân yêu cầu bổ sung, nếu hồ sơ không thể giải quyết được thì phải có văn bản trả lời, nêu rõ lý do không giải quyết được tới bộ phận một cửa để thông báo cho công dân bổ sung hồ sơ (mẫu 05) hoặc thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết (mẫu 06). Hết thời hạn giải quyết theo quy định mà hồ sơ chưa giải quyết xong, cán bộ chuyên môn phải có văn bản thông báo rõ lý do và hẹn ngày trả kết quả để Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trả lời cho tổ chức, công dân. Chỉ được phép hẹn lại một lần và thời gian hẹn lại công dân, tổ chức không được vượt quá 5 ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp vượt thời gian, tiến hành thiết lập văn bản xin lỗi đối với hồ sơ giải quyết quá hạn (mẫu 07) hoặc văn bản xin lỗi do sơ xuất trong quá trình tiếp nhận (mẫu 08). Bộ phận một của có trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện các thủ tục hành chính, cập nhật và theo dõi chặt chẽ trên phần mềm. Định kỳ hàng tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các thủ tục hành chính cho lãnh đạo UBND |
Bộ phận chuyên môn |
Các bộ phận liên quan biết |
03 ngày làm việc |
Mẫu số 05- Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Mẫu số 04 - Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
|
||
|
B4 |
Bàn giao kết quả giải quyết Thời gian bàn giao: 16h giờ 30 hàng ngày Địa điểm bàn giao: tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính Nội dung bàn giao đối với từng loại hồ sơ cụ thể quy định trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng. - Thủ tục giao nhận kết quả: + Cán bộ chuyên môn và cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm ký sổ giao nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính. + Cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm cập nhật kết quả thực hiện thủ tục hành chính (bằng phần mềm) |
UBND xã |
Lãnh đạo UBND |
Theo quy trình của UBND |
Mẫu số 05- Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
||
|
B5 |
Trả kết quả cho tổ chức công dân Trước khi trả hồ sơ cho tổ chức, công dân, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm hướng dẫn công dân, tổ chức nộp các khoản phí, lệ phí theo quy định trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng |
Bộ phận TN&TKQ |
|
Ngay sau khi có Quyết định công bố |
Mẫu số 05- Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Mẫu số 06- Sổ theo dõi hồ sơ |
||
|
4 |
Biểu mẫu/tài liệu |
||||||
|
- |
Các mẫu theo quy định tại thông tư 01/2018/TT-VPCP |
||||||
|
- |
Văn bản trả lời của UBND |
||||||
